Một số câu hỏi thường gặp

Để bắt đầu tạo tài khoản mới với Cleeksy, bạn làm theo hướng dẫn sau: 

1. Truy cập vào trang https://cleeksy.com > Chọn Bắt đầu miễn phí ở góc phải màn hình.

Hoặc vào ứng dụng https://app.cleeksy.com/auth/signin > Chọn Đăng ký ngay.

2. Nhập địa chỉ email của bạn ở màn hình hiện ra > Đăng ký.

3. Truy cập vào email bạn vừa đăng ký với hệ thống của Cleeksy > Chọn email với tiêu đề Cleeksy – Kích hoạt tài khoản > Xác nhận tài khoản.

4. Chuyển sang màn hình tạo tài khoản, nhập các thông tin cần thiết > Tạo tài khoản.

5. Thực hiện các câu hỏi khảo sát

6. Nhấn vào Bắt đầu khám phá để trải nghiệm các tính năng tại Cleeksy.

Lưu ý:

Nếu không nhận được email nào từ Cleeksy, bạn hãy kiểm tra thư mục SPAM.

1. Ở màn hình đăng nhập https://app.cleeksy.com//auth/signin > Chọn Quên mật khẩu > Nhập Email bạn đã đăng ký với Cleeksy.

2. Hệ thống sẽ gửi đường dẫn tạo mật khẩu mới qua email vừa nhập.

3. Truy cập đường dẫn được gửi để tạo mật khẩu mới.

Số lượng thành viên tối đa mời vào hệ thống phụ thuộc vào số lượng người dùng đã mua cùng với gói giải pháp. Trong thời gian sử dụng, bạn có thể tăng số lượng người dùng bất kỳ lúc nào.

Đối với gói Free, bạn sẽ không bị giới hạn số lượng người dùng nhưng chỉ được phép tạo đối đa 5 dự án.

Với 1 người dùng được mời vào hệ thống, sẽ được tính và 1 tài khoản đang hoạt động.

Ngoài 4 nhóm người dùng mặc định của hệ thống mà bạn không thể chỉnh sửa, xóa hay thiết lập phân quyền. Cleeksy cho phép bạn tạo, sửa, xóa những nhóm người dùng khác nhau và phân quyền đến từng giải pháp tùy vào tình hình sử dụng thực tế của doanh nghiệp ở mục Người dùng, bao gồm: Dự án, Quy trình, Ứng dụng tùy chỉnh.

Ngoài ra, bạn có thể phân loại cho người dùng để cấp quyền truy cập và chỉnh sửa ở Thiết lập hệ thống.

Để bảo mật tài khoản trong quá trình sử dụng, bạn có thể thực hiện các thao tác sau ở mục Thiết lập tài khoản:

1. Thay đổi mật khẩu định kỳ: 

• Vào mục Bảo mật tài khoản > Mật khẩu > Nhấn vào Đổi mật khẩu.
• Nhập Mật khẩu hiện tại, Mật khẩu mới và Xác nhận mật khẩu > Lưu để hoàn thành thao tác.

2. Đăng xuất khỏi tất cả các thiết bị: 

Nhấn vào Đăng xuất khỏi tất cả ở vùng Bảo mật > Chọn Đăng xuất khỏi tất cả để hoàn thành thao tác.

Khi có thành viên rời khỏi doanh nghiệp để đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin, tài khoản người dùng sẽ bị vô hiệu hóa. Thành viên bị vô hiệu hóa sẽ không thể truy cập vào hệ thống, nhưng toàn bộ dữ liệu sẽ không bị mất đi.

Quản trị viên của các phân hệ sẽ thực hiện chuyển giao công việc và vai trò của người dùng bị vô hiệu hóa cho thành viên khác trong hệ thống.

Bạn có thể xóa tài khoản người dùng và chuyển dữ liệu cho người dùng khác để tiếp tục xử lý.

Bạn có thể trải nghiệm gói Dùng thử 30 ngày của các giải pháp tại Cleeksy trước khi quyết định đăng ký gói trả phí bằng cách sau: 

1. Truy cập vào https://cleeksy.com/bang-gia/ > Chọn giải pháp bạn muốn sử dụng > Chọn gói dịch vụ > Dùng thử 30 ngày.

2. Thực hiện đăng ký tài khoản và bắt đầu trải nghiệm sản phẩm.

Trong quá trình sử dụng, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí bất kỳ lúc nào.

Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau để mua các gói trả phí tại hệ thống Cleeksy:

Cách 1: 

Truy cập vào trang https://cleeksy.com/bang-gia/ > Thực hiện đăng ký và thanh toán gói giải pháp trên website.

Cách 2:

Truy cập vào https://app.cleeksy.com/ > Đăng nhập > Thực hiện đăng ký và thanh toán gói giải pháp tại app Cleeksy.

Hiện tại Cleeksy hỗ trợ thanh toán các gói giải pháp thông qua cổng VNPAY với 2 phương thức:

• Gia hạn thủ công: Bạn cần chủ động xác nhận gói đăng ký và nhập thông tin thanh toán vào ngày cuối cùng của mỗi chu kỳ.
• Gia hạn tự động: Hệ thống tự động gia hạn gói đăng ký và trừ tiền vào ngày cuối cùng của mỗi chu kỳ.

Ngoài các hỗ trợ cơ bản sau khi đăng ký các gói giải pháp, như: Chatbot, Thư viện tài liệu hướng dẫn, Cộng đồng hỗ trợ. Cleeksy cung cấp các hỗ trợ nâng cao cho người dùng tùy vào gói dịch vụ đang sử dụng, bao gồm: 

• Chăm sóc khách hàng.
• Workshop online.
• Customer success 1-1.

Xem thêm bảng so sánh tính năng tại https://cleeksy.com/bang-gia/

Hoặc bạn có thể liên hệ tư vấn trực tiếp với đội ngũ của Cleeksy để được giải đáp nhanh mọi thắc mắc về sản phẩm.

Bạn hoàn toàn có thể thay đổi gói giải pháp bất kỳ lúc nào trong gian sử dụng. Bằng cách truy cập vào mục Đăng ký & Thanh toán tại app Cleeksy, chọn Thay đổi gói, thực hiện nâng cấp hoặc hạ gói giải pháp.

Gói dịch vụ mới sẽ được áp dụng ngay lập tức sau khi bạn thanh toán thành công đối với trường hợp nâng cấp.

Bạn sẽ được giảm 20% trên tổng chi phí của giải pháp khi thay đổi chu kỳ thanh toán từ tháng lên năm. Giá trị chênh lệch trong việc thay đổi chu kỳ sẽ được cấn trừ trực tiếp trong kỳ thanh toán hiện tại.

Trong trường hợp không muốn gia hạn gói trả phí khi đến hạn, bạn có thể chọn gói Free để tiếp tục sử dụng sản phẩm.

Lưu ý: 

• Toàn bộ dữ liệu và dung lượng vượt mức sẽ bị xóa khỏi hệ thống trong vòng 7 ngày, theo thứ tự từ cũ đến mới nhất kể từ ngày hạ xuống gói Free.
• Gói Free chỉ áp dụng với giải pháp Không gian làm việc số.

Mức phí đã thanh toán trên hệ thống sẽ không được hoàn lại khi bạn hủy gói giải pháp. Tài khoản của bạn vẫn được duy trì đến ngày cuối cùng của chu kỳ thanh toán.

Bạn vẫn sẽ truy cập vào hệ thống cho đến ngày cuối cùng của chu kỳ thanh toán sau khi hủy gói giải pháp. Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp sẽ bị xóa khỏi hệ thống sau 90 ngày, kể từ ngày bạn hủy gói giải pháp thành công.

Tùy thuộc vào chế độ bảo mật dự án bạn thiết lập và phân quyền truy cập dự án của các thành viên khác ở mục Người dùng. 

Cleeksy có 2 chế độ bảo mật dự án:

• Chế độ công khai: Tất cả thành viên của doanh nghiệp được cấp quyền truy cập dự án công khai có quyền truy cập.
• Chế độ riêng tư: Chỉ thành viên được mời vào dự án hoặc được cấp quyền truy cập dự án riêng tư có quyền truy cập.

Bạn có thể thay đổi chế độ bảo mật của dự án tại mục Thiết lập hệ thống.

Bạn có thể dễ dàng kiểm soát được dữ liệu và các thông tin cần chia sẻ khi mời thành viên vào dự án, bằng cách phân quyền cho mỗi thành viên.

Vai trò đối với 1 người dùng trong dự án:

• Quản trị viên: Toàn quyền truy cập và chỉnh sửa thông tin, tùy chỉnh nâng cao và xóa dự án.
• Người chỉnh sửa: Có quyền xem thông tin dự án và tạo, sửa, xóa công việc.
• Người bình luận: Chỉ có quyền xem và bình luận công việc.

Tại dự án, những dữ liệu đã thu thập được sẽ không bị mất đi khi bạn xóa biểu mẫu. Toàn bộ dữ bản ghi dữ liệu sẽ được lưu trữ tại mục Bản ghi của dự án.

Tính năng to-do list tương đương với tính năng công việc thực thi trên Cleeksy. 

Công việc thực thi giúp bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành các công việc con, từ đó việc triển khai và quản lý công việc lớn được dễ dàng hơn.

Với gói Standard hay Premium của giải pháp Không gian làm việc số, bạn có thể thêm nhiều điện kiện cho 1 Khối điều kiện khi thiết lập quy tắc tự động hóa. Các điều kiện này được kết hợp với nhau theo quy tắc “và” hay “hoặc”. Nhưng mỗi loại điều kiện chỉ được sử dụng 1 lần.

Sử dụng Mẫu công việc để tiết kiệm được khoảng thời gian tạo, triển khai công việc, đảm bảo tính đồng nhất, chuẩn hóa công việc hằng ngày. 

Sau khi tạo mới mẫu công việc ở mục Tùy chỉnh, bạn có thể thêm mới công việc theo mẫu đã tạo bằng cách gõ /tên-mẫu-công-việc. Công việc sẽ được áp dụng tất cả các thiết lập ở mẫu công việc.

Số lượng Cleeksy Docs được tạo sẽ phụ thuộc vào gói dịch vụ của giải pháp bạn đã đăng ký. 

Bạn có thể mua thêm Cleeksy Docs mà không cần phải nâng cấp lên gói cao hơn, bằng cách truy cập vào mục Quản lý dung lượng, chọn Mua thêm/Thay đổi.

Số lượng công việc được tạo không phụ thuộc vào gói dịch vụ bạn đã đăng ký.

Có, Cleeksy hỗ trợ cài đặt và tùy chỉnh các kênh, loại thông báo khác nhau trên máy tính và thiết bị di động tương ứng với nhu cầu sử dụng của bạn.

Tất cả hoạt động liên quan đến công việc đều được gửi thông báo và tổ chức trong mục Hộp thư tại Không gian làm việc của bạn. Cleeksy cung cấp cho bạn các tính năng để quản lý và xử lý thông báo một cách hiệu quả hơn, như: 

• Ghim thông báo: Thông báo được ghim sẽ nằm ở đầu danh sách thông báo.
• Đánh dấu thông báo: Bạn có thể tìm kiếm dễ dàng những thông báo theo mục đánh dấu.

Mẹo:  

Hãy bật thông báo chỉ với những loại nội dung mà bạn cảm thấy cần thiết giúp tập trung hơn khi theo dõi hộp thư.

Những thành viên khác trong hệ thống có thể thao tác với tài liệu, như: Thư mục, Cleeksy Doc, Tài liệu đính kèm trong Kho tài liệu của bạn, tùy vào vai trò của người dùng mà bạn thiết lập khi chia sẻ tài liệu.

• Quản trị viên: Có toàn quyền chỉnh sửa, xóa, di chuyển và chia sẻ thư mục, Cleeksy Docs và tài liệu đính kèm.
• Người chỉnh sửa: Có quyền chỉnh sửa và di chuyển thư mục, Cleeksy Docs và tài liệu đính kèm.
• Người xem: Được xem nhưng không thể thực hiện các thay đổi với thư mục, Cleeksy Docs và tài liệu đính kèm.

Tất cả những biểu mẫu mà bạn được chia sẻ được lưu và quản lý ở mục Yêu cầu của Không gian làm việc, bao gồm: Biểu mẫu có thời hạn và Biểu mẫu không có thời hạn.

Tại đây, bạn có thể thêm dữ liệu vào biểu mẫu, nhưng không thể chỉnh sửa và xóa biểu mẫu.

Lưu ý: Những biểu mẫu có thời hạn sẽ bị xóa khỏi mục Biểu mẫu.

Để xây dựng mới 1 ứng dụng tùy chỉnh, bạn cần là Chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc thành viên có phân quyền tạo ứng dụng ở mục Người dùng & Vai trò.

Một ứng dụng tùy chỉnh chỉ có 1 biểu mẫu. Chọn biểu mẫu là bước bắt buộc cần thực hiện để hoàn tất quy trình tạo mới ứng dụng tùy chỉnh.

Ngoài việc thiết lập các trường thông tin cơ bản và trường dữ liệu liên kết để thu thập dữ liệu giống ở dự án, biểu mẫu tại Ứng dụng tùy chỉnh còn hỗ trợ các tính năng nâng cao như: 

• Luồng phê duyệt cho biểu mẫu: Cho phép tạo và tùy chỉnh một quy trình phê duyệt bản ghi của biểu mẫu, có thể gồm nhiều bước, nhiều cấp độ phê duyệt.
• Hội thoại cho biểu mẫu: Cho phép người dùng thảo luận, trao đổi thông tin trên dữ liệu thu được từ biểu mẫu.
• Trạng thái bản ghi: Cho phép người dùng cập nhật trạng thái tiến độ của bản ghi.

Bạn có thể thu thập dữ liệu cho ứng dụng tùy chỉnh bằng 2 cách:

• Thêm dữ liệu mới từ Ứng dụng tùy chỉnh.
• Thu thập dữ liệu từ nguồn dữ liệu đầu vào. Cleeksy cung cấp cho bạn 2 cách thức thiết lập nguồn dữ liệu đầu vào là Cổng yêu cầu và Dự án hoặc ứng dụng liên kết.
  • Với Cổng yêu cầu bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập cho biểu mẫu và chia sẻ cho thành viên trong hệ thống thao tác với dữ liệu.
  • Phương thức Dự án hoặc ứng dụng liên kết giúp bạn thu thập dữ liệu bằng cách liên kết biểu mẫu với dự án hoặc ứng dụng được liên kết.

Công việc ở Ứng dụng tùy chỉnh được tạo ra từ các nguồn sau:

• Khi bạn thực hiện thêm bản ghi mới ở ứng dụng tùy chỉnh có thiết lập luồng công việc, công việc sẽ tự động được tạo ra và liên kết với bản ghi đó.
• Giao người phụ trách cho bản ghi.
• Kích hoạt tính năng Tự động tạo công việc với mỗi bản ghi nhận được ở nguồn dữ liệu đầu vào Cổng yêu cầu.

Đăng ký gói giải pháp Xây dựng ứng dụng để có thể bắt đầu thiết lập và trải nghiệm những tính năng của Ứng dụng tùy chỉnh.

1. Nhấn vào > Gửi phản hồi > Tạo phản hồi > Nhập nội dung phản hồi:

• Chủ đề.
• Tính năng.
• Mô tả vấn đề của bạn.
• Chụp ảnh màn hình.
• Thêm tệp.

2. Chọn Gửi để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể tải lên những tệp có dung lượng tối đa 10MB.

1. Chọn biểu tượng > Gửi phản hồi.

2. Nhấn vào yêu cầu bạn muốn xem lịch sử ở danh sách.

3. Ở màn hình chi tiết, bạn sẽ xem được ngày tháng và thời gian của yêu cầu đã gửi, nằm dưới tên của yêu cầu.

1. Nhấn vào biểu tượng > Gửi phản hồi.

2. Ở danh sách hiện lên bạn có xem được trạng thái của những yêu cầu mình đã gửi.

• Vừa tạo.
• Đang xử lý.
• Đóng.

1. Chọn biểu tượng > Gửi phản hồi.

2. Di chuột đến yêu cầu muốn hủy > > Nhấn Xóa để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

Yêu cầu đã xóa sẽ không khôi phục lại được.

Cleeksy BOT hỗ trợ khi bạn gặp các vướng mắc và vấn đề trong quá trình sử dụng hệ thống. Bạn có thể đặt những câu hỏi đa dạng và nhận phản hồi ngay lập tức, tiết kiệm thời gian từ các việc thủ công trước đây như:

• Hướng dẫn từng thành viên trong công ty sử dụng phần mềm.
• Trả lời những câu hỏi tương tự nhau lặp đi lặp lại bởi nhiều đồng nghiệp khác nhau.
• Mất thời gian chờ đợi khi chỉ có thể giải đáp cho từng thành viên một.

Nhấp chuột vào biểu tượng   ở góc dưới bên trái màn hình > Chọn   để bắt đầu sử dụng Cleeksy BOT.