Cổng dữ liệu nội bộ

Cổng dữ liệu nội bộ là công cụ giúp thu thập dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp, giúp hạn chế việc nhập liệu thủ công, cải thiện độ chính xác, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian. Cổng dữ liệu này thường được sử dụng với những tình huống như: Thiết lập các yêu cầu về trang thiết bị, nghỉ phép của doanh nghiệp, các biểu mẫu đăng ký cho các chương trình nội bộ…

Tạo cổng dữ liệu nội bộ

Từ Tùy chỉnh của ứng dụng > mục Nguồn dữ liệu > Chọn Tạo nguồn dữ liệu.

Từ màn hình hiện ra, chọn loại Cổng dữ liệu nội bộ > Tạo.

Ở màn hình hiện lên, bạn cần thêm các tính năng cần thiết cho nguồn dữ liệu để phù hợp với mục đích sử dụng. Tại đây bạn cần thực hiện:

• Chỉnh sửa thông tin cho cổng dữ liệu.
• Thêm trường thông tin cho cổng dữ liệu.
• Thực hiện các thiết lập cho cổng dữ liệu.

Di chuột vào phía trên cùng của màn hình thiết lập > Chọn biểu tượng > Nhập tên cho cổng dữ liệu. 

Bạn có thể thêm ảnh bìa cho cho cổng dữ liệu, bằng cách nhấn vào Thêm ảnh bìa và chọn ảnh từ máy tính của mình.

Từ mục Trường thông tin nằm ở thanh tùy chọn bên phải, bạn có thể kéo thả các trường thông tin cần thiết để tạo thành 1 biểu mẫu tùy theo mục đích sử dụng của bạn.

Sau khi thêm trường thông tin vào biểu mẫu của cổng dữ liệu, bạn có thể thực hiện 

Với các trường thông tin trên biểu mẫu, bạn có thể thực hiện các tính năng như:

• Bật trường thông tin bắt buộc: Nhấn vào biểu tượng  để bật chế độ Trường bắt buộc. Đảm bảo người nhập biểu mẫu không bỏ sót những câu hỏi quan trọng.
• Chỉnh sửa: Nhấn vào biểu tượng   để chỉnh sửa tên và mô tả của trường thông tin.
• Gỡ trường thông tin: Nhấn vào biểu tượng để gỡ trường thông tin khỏi biểu mẫu.
• Sắp xếp trường thông tin: Nhấp giữ vào biểu tượng   và kéo thả vào vị trí thích hợp.

Thiết lập cổng dữ liệu nội bộ

Sau khi đã chỉnh sửa các thông tin chính cho cổng dữ liệu. Truy cập vào mục Thiết lập để tiến hành tùy chỉnh thêm các tính năng cho cổng dữ liệu.

1. Mục thiết lập phản hồi:

• Thu thập dữ liệu ẩn danh có thể áp dụng cho các khảo sát thu thập ý kiến nhân viên hoặc cần tính bảo mật. 
• Giới hạn 1 lần phản hồi có thể được sử dụng cho các đơn đăng ký, cho phép mỗi người chỉ được 1 lần, tránh làm sai sót về số lượng.
• Tùy chỉnh ngày hết hạn để kiểm soát khoảng thời gian cụ thể cho việc thu thập dữ liệu
• Đặt tên cho nút gửi cụ thể và trực quan hơn.

2. Xác nhận phản hồi:

• Điền nội dung cho tin nhắn xác nhận, tin nhắn này sẽ hiển thị sau khi người dùng hoàn thành biểu mẫu.
• Hiển thị nút tạo bản ghi khác sau khi gửi, để người dùng thuận tiện gửi thông tin được nhiều lần.

Chia sẻ cổng dữ liệu nội bộ

Sau khi thiết lập xong bấm vào Xem trước để kiểm tra nội dung trước khi chia sẻ. Bạn có thể xem trên 2 phiên bản là máy tính và điện thoại.

Nhấn vào nút Chia sẻ để bắt đầu chia sẻ cổng dữ liệu.

Ở màn hình quản lý quyền truy cập tiến hành các thao tác:

1. Chọn Thành viên toàn doanh nghiệp để chia sẻ biểu mẫu đến toàn doanh nghiệp hoặc nhập tên/email của thành viên cụ thể để kiểm soát số lượng người truy cập biểu mẫu này.

2. Lựa chọn quyền khi chia sẻ biểu mẫu:

• Gửi và xem lại: Người được chia sẻ chỉ được xem lại những thông tin mà mình đã gửi.
• Gửi và chỉnh sửa: Người được chia sẻ có thể chỉnh sửa những dữ liệu của mình sau khi gửi.

Tại màn hình quản lý quyền truy cập, bạn có thể thực hiện:

1. Gửi nhắc nhở khi bạn cần nhắc nhở thành viên về việc hoàn thành biểu mẫu. 

2. Xóa thành viên nếu không muốn chia sẻ biểu mẫu cho thành viên đó nữa.

Xóa cổng dữ liệu nội bộ

Nếu không cần sử dụng nữa, bạn có thể ngừng kích hoạt hoạt xóa nguồn dữ liệu.

Ở màn hình danh sách của nguồn dữ liệu, di chuột đến nguồn dữ liệu và nhấn vào biểu tượng > Ngừng kích hoạt.

Bạn có thể thực hiện cùng thao tác như trên để có thể kích hoạt lại nguồn dữ liệu này.

Ở màn hình danh sách của nguồn dữ liệu, di chuột đến cổng dữ liệu nội bộ muốn xóa và nhấn vào biểu tượng > Xóa nguồn dữ liệu.

Khắc phục vấn đề hay gặp phải

Không thể tạo, sửa xóa cổng dữ liệu nội bộ

Thành viên với vai trò Quản trị viên của ứng dụng mới có thể tạo, sửa, xóa cổng dữ liệu nội bộ.