Tạo, sửa, xóa quy tắc tự động hóa trong dự án

• Thành viên có vai trò Quản trị viên mới có thể thêm, sửa, xóa quy tắc tự động.
• Tự động hóa không áp dụng cho công việc thực thi và danh sách kiểm tra.

 

Tạo quy tắc tự động

Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau để tạo mới 1 quy tắc tự động:

Cách 1: Tạo từ thư viện mẫu.

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn dự án từ danh sách > Tùy chỉnh.

2. Ở mục Tự động hóa > Tạo tự động.

3. Ở màn hình hiện ra, chọn quy tắc tự động từ thư viện mẫu của hệ thống.

4. Lưu để hoàn thành thao tác.

 

Cách 2: Tạo quy tắc tự động mới.

1. Tại mục Tự động hóa > Tạo tự động > Thêm tự động.

2. Ở màn hình thiết lập quy tắc tự động với 3 khối mặc định theo thứ tự: Sự kiện, Điều kiện, Hành động.

• Thiết lập sự kiện cho quy tắc tự động
• Thiết lập điều kiện cho quy tắc tự động
• Thiết lập hành động cho quy tắc tự động

3. Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập.

 

Lưu ý: Tên của quy tắc tự động được đặt từ nội dung của sự kiện đã thiết lập.

 

Thiết lập sự kiện cho quy tắc tự động

1. Nhấn vào Khối sự kiện và thực hiện thiết lập ở màn hình chi tiết bên phải.

2. Nhấn Sự kiện xảy ra > Chọn sự kiện ở danh sách hiện ra.

Có thể thêm nhiều Sự kiện cho 1 Khối sự kiện. Các sự kiện kết hợp theo quy tắc “hoặc”.

 

Lưu ý: Nếu dự án có nhiều loại công việc, bạn có thể chọn loại công việc muốn thiết lập ở Khối sự kiện.

 

Thiết lập điều kiện cho quy tắc tự động

1. Nhấn vào Khối điều kiện và thực hiện thiết lập ở màn hình chi tiết bên phải.

2. Nhấn vào Tất cả điều kiện > Chọn loại điều kiện ở danh sách hiện ra:

• Tất cả điều kiện: Các điều kiện kết hợp theo quy tắc “và”.
• Bất kỳ điều kiện: Các điều kiện kết hợp theo quy tắc “hoặc”.

3. Nhấn vào Thêm điều kiện > Chọn Điều kiện ở danh sách hiện ra.

 

Lưu ý: Mỗi loại Điều kiện chỉ được sử dụng 1 lần trong quy tắc tự động. Với loại sự kiện là Định kỳ, bạn không thể thiết lập điều kiện cho quy tắc tự động. Bạn chỉ có thể thêm 1 điều kiện nếu đang sử dụng gói Free hoặc Starter của giải pháp Không gian làm việc số. Với gói Free hoặc Starter của giải pháp Không gian làm việc số, bạn không thể sử dụng điều kiện Tiến độ và Trường tùy chỉnh ở danh sách hiện ra.

 

Thiết lập hành động cho quy tắc tự động

1. Nhấn vào Khối hành động và thực hiện thiết lập ở màn hình chi tiết bên phải.

2. Nhấn Thêm hành động

Có thể thêm nhiều Hành động cho 1 Khối hành động. Các hành động kết hợp theo quy tắc “và”.

 

Lưu ý: Mỗi loại Hành động chỉ được sử dụng 1 lần trong quy tắc tự động. Với loại sự kiện là Định kỳ thì ở danh sách hành động chỉ xuất hiện: Tạo công việc mới. Tạo công việc theo mẫu. Bạn chỉ có thể thêm 1 hành động nếu đang sử dụng gói Free hoặc Starter của giải pháp Không gian làm việc số. Với gói Free hoặc Starter của giải pháp Không gian làm việc số, bạn không thể sử dụng hành động Cập nhật tiến độ và Cập nhật trường tùy chỉnh ở danh sách hiện ra.

 

Thiết lập phân nhánh cho quy tắc tự động

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn dự án từ danh sách > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Tự động hóa > Chọn Quy tắc tự động hóa cần thiết lập phân nhánh.

3. Nhấn vào biểu tượng phân nhánh  bên dưới Khối sự kiện để thực hiện rẽ nhánh.

4. Tại nhánh mới, thực hiện:

• Thiết lập điều kiện
• Thiết lập hành động

5. Nhấn Lưu để hoàn thành thao tác.

 

Lưu ý: Hệ thống thực hiện kiểm tra điều kiện ở các nhánh theo thứ tự từ trái sang phải. Tại nhánh đầu tiên, hệ thống thực hiện kiểm tra điều kiện: Nếu thỏa mãn, hệ thống sẽ tự động thực hiện hành động. Nếu không thỏa mãn, hệ thống tiếp tục thực hiện kiểm tra điều kiện ở các nhánh tiếp theo và thực hiện hành động. Có thể thiết lập rẽ nhiều nhánh tại 1 quy tắc tự động.

 

Tạo quy tắc tự động cho luồng công việc

1. Chọn biểu tượng dự án > Chọn dự án ở danh sách > Tùy chỉnh > Luồng công việc.

2. Tại giai đoạn bạn muốn tạo quy tắc tự động, nhấp vào các Hành động hệ thống đề xuất hoặc Thêm hành động.

3. Chuyển sang màn hình Tự động hóa để bắt đầu thiết lập quy tắc tự động.

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện thêm quy tắc tự động ở Luồng công việc, bằng cách nhấn vào biểu tượng thêm tự động nằm trên đường luồng công việc > Thực hiện tạo tự động hóa.

 

Lưu ý: Quy tắc tự động tại thực hiện tại cột giai đoạn, có điều kiện mặc định là Công việc di chuyển đến giai đoạn này. Bạn không thể xóa Điều kiện mặc định này khi thiết lập. Quy tắc tự động khi thực hiện tại đường luồng công việc, có hành động mặc định là Di chuyển đến giai đoạn. Bạn không thể xóa Hành động mặc định này khi thiết lập.

 

Tạo quy tắc tự động ở chế độ hiển thị Kanban và Danh sách

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn dự án từ danh sách.

2. Di chuột đến Giai đoạn > Nhấn biểu tượng thao tác khác > Thêm tự động vào giai đoạn.

3. Chuyển sang màn hình Luồng công việc để thiết lập quy tắc tự động.

 

Mẹo: Giai đoạn đang áp dụng tự động hóa, sẽ xuất hiện biểu tượng tự động hóa ở bên cạnh tên giai đoạn.

 

Kích hoạt quy tắc tự động

1. Nhấp vào biểu tượng dự án > Chọn dự án từ danh sách > Tùy chỉnh > Tự động hóa.

2. Nhấn vào quy tắc tự động ở danh sách > Tại màn hình quy tắc tự động, nhấn Kích hoạt.

Hoặc di chuột đến quy tắc tự động > Nhấn biểu tượng thao tác khác > Kích hoạt.

3. Quy tắc tự động sẽ chuyển sang trạng thái Hoạt động.

 

Lưu ý: Sau khi thiết lập và kích hoạt quy tắc tự động, tất cả các công việc trên dự án thỏa mãn các điều kiện thì hệ thống sẽ tự động thực hiện hành động được thiết lập.

 

Xem danh sách quy tắc tự động của dự án

1. Chọn biểu tượng dự án > Chọn dự án ở danh sách > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Tự động hóa sẽ tổng hợp danh sách các Quy tắc tự động của dự án, bao gồm:

• Quy tắc tự động đang Hoạt động.
  
• Quy tắc tự động Ngừng kích hoạt.
  
• Quy tắc bị lỗi.

 

Lưu ý: Danh sách tự động hóa được sắp xếp theo thứ tự từ cũ đến mới nhất. Khi có bất kỳ trường thông tin nào của khối Sự kiện/Điều kiện/Hành động không còn tồn tại thì quy tắc tự động sẽ tự động cập nhật trạng thái Quy tắc bị lỗi.

 

Xem chi tiết quy tắc tự động

1. Chọn biểu tượng dự án > Chọn dự án ở danh sách > Tùy chỉnh.

2. Vào mục Tự động hóa > Chọn quy tắc tự động muốn xem chi tiết.

Hoặc di chuột đến quy tắc tự động > Nhấn biểu tượng thao tác khác > Xem chi tiết.

 

Chỉnh sửa quy tắc tự động cho dự án

Chỉnh sửa tên của quy tắc tự động

1. Nhấp vào biểu tượng dự án  > Tùy chỉnh > Tự động hóa.

2. Di chuột hoặc nhấn vào quy tắc tự động ở danh sách > Nhấn vào biểu tượng thao tác khác > Chỉnh sửa tên.

3. Nhập Tên mới > Lưu để hoàn thành thao tác.

 

Chỉnh sửa sự kiện, điều kiện và hành động của quy tắc tự động

1. Để vào Dự án cần chỉnh sửa quy tắc tự động, nhấp vào biểu tượng dự án > Chọn dự án từ danh sách > Tùy Chỉnh.

2. Tại mục Tự động hóa > Nhấn vào quy tắc tự động ở danh sách.

3. Nhấp chuột tại các khối Sự kiện, Điều kiện, Hành động và chọn thông tin mới.

Hoặc nhấn vào biểu tượng xóa để xóa thiết lập tại mỗi khối Sự kiện, Điều kiện, Hành động.

4. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

 

Ngừng kích hoạt tự động

1. Nhấp vào biểu tượng dự án > Chọn dự án từ danh sách > Tùy chỉnh > Tự động hóa.

2. Nhấn vào quy tắc tự động ở danh sách > Tại màn hình quy tắc tự động, nhấn Ngừng kích hoạt.

Hoặc di chuột đến quy tắc tự động > Nhấn biểu tượng thao tác khác > Ngừng kích hoạt.

3. Quy tắc tự động sẽ chuyển sang trạng thái Ngừng kích hoạt.

 

Lưu ý: Sau khi ngừng kích hoạt, quy tắc này sẽ không được áp dụng trên công việc.

 

Kích hoạt lại quy tắc tự động

1. Nhấp vào biểu tượng dự án > Chọn dự án từ danh sách > Tùy chỉnh > Tự động hóa.

2. Nhấn vào quy tắc tự động ở danh sách > Tại màn hình quy tắc tự động, nhấn Kích hoạt lại.

Hoặc di chuột đến quy tắc tự động > Nhấn biểu tượng thao tác khác > Kích hoạt lại.

3. Quy tắc tự động sẽ chuyển sang trạng thái Hoạt động.

 

Lưu ý: Quy tắc tự động hóa sẽ được áp dụng lại cho công việc khi bạn kích hoạt lại quy tắc.

 

Xóa quy tắc tự động ở dự án

1. Nhấp vào biểu tượng dự án > Chọn dự án từ danh sách > Tùy chỉnh > Tự động hóa.

2. Nhấn vào quy tắc tự động ở danh sách.

3. Tại màn hình quy tắc tự động > Nhấn vào biểu tượng thao tác khác > Xóa tự động.

Hoặc di chuột đến quy tắc tự động > Nhấn biểu tượng thao tác khác > Xóa tự động.

4. Chọn Xóa để hoàn thành thao tác.

 

Lưu ý: Quy tắc tự động đã xóa sẽ không khôi phục lại được.

 

Khắc phục vấn đề hay gặp phải

Không thể tạo, sửa, xóa quy tắc tự động

• Thành viên có vai trò Quản trị viên mới có quyền tạo, sửa, xóa quy tắc tự động.
• Bạn không thể tạo các quy tắc tự động có Điều kiện và Hành động trùng nhau.

Không thể xem danh sách quy tắc tự động

Bạn sẽ không thể xem quy tắc tự động khi là thành viên có vai trò Người bình luận.

Không thể phân nhánh cho quy tắc tự động

Với gói Free hoặc Starter của giải pháp Không gian làm việc số, bạn không thể thực hiện phân nhánh cho quy tắc tự động. Nâng cấp gói để có thể sử dụng tính năng này.

Không khôi phục được tự động đã xóa

Bạn không thể khôi phục lại những quy tắc tự động đã xóa.

Không thể kích hoạt quy tắc tự động

Bạn không thể kích hoạt quy tắc tự động ở trạng thái Quy tắc bị lỗi.