Tạo, sửa, xóa mẫu công việc cho dự án

Thành viên có vai trò Quản trị viên mới có thể tạo, sửa, xóa mẫu công việc.

Tạo mẫu công việc

Để tạo mẫu công việc ở dự án bạn cần thực hiện 2 bước: Kích hoạt tính năng mẫu công việc và Tạo mẫu công việc.

Kích hoạt mẫu công việc ở dự án

1. Vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh > Thiết lập chung.

2. Tại mục Tính năng nâng cao, di chuột đến Mẫu công việc gạt nút sang phải để kích hoạt tính năng này.

3. Nhấn Lưu để hoàn thành thao tác.

Tạo mẫu công việc ở dự án

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Thêm mẫu công việc > Nhập Tên mẫu công việc.

3. Tại màn hình thiết lập bạn có thể thêm những thông tin như sau:

• Loại công việc
• Người phụ trách.
• Thời hạn.
• Mức độ ưu tiên.
• Mô tả công việc.
• Quy trình.
• Tài liệu hướng dẫn.
• Công việc thực thi.
• Danh sách kiểm tra.
• Biểu mẫu.
• Tài liệu đính kèm.

4. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

• Tên mẫu công việc là bắt buộc.
• Mục Mẫu công việc chỉ xuất hiện khi kích hoạt tính năng mẫu công việc.

Chỉnh sửa mẫu công việc

Thêm người phụ trách, thời hạn, ưu tiên và mô tả cho mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án , chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc cần chỉnh sửa.

3. Nhập thông tin mới của mẫu công việc:

• Người phụ trách.
• Thời hạn.
• Mức độ ưu tiên.
• Mô tả.

4. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Thêm quy trình cho mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc, chọn Mẫu công việc cần thêm quy trình.

3. Tích vào ô  bên cạnh Áp dụng quy trình > Chọn Quy trình từ danh sách hiện ra.

4. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Thêm tài liệu hướng dẫn cho mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc cần thêm tài liệu hướng dẫn.

3. Chọn biểu tượng thêm ở vùng Hướng dẫn > Tại màn hình hiện lên, chọn Cleeksy Docs từ các Kho tài liệu.

Bạn có thể thêm mới tài liệu, bằng cách nhấn vào Thêm tài liệu ở góc phải màn hình > Thực hiện các bước thêm mới Cleeksy Docs.

4. Nhấn Xác nhận để thêm tài liệu hướng dẫn vào mẫu công việc.

5. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

• Bạn có thể chọn tài liệu từ: Kho tài liệu của tôi, Kho tài liệu được chia sẻ và Kho tài liệu của dự án.
• Cleeksy Docs chưa được đặt tên sẽ mặc định hiển thị Chưa có tiêu đề.
• Cleeksy Docs được thêm vào mục Hướng dẫn chỉ là Lối tắt vào Cleeksy Docs.

Thêm công việc thực thi ở mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc cần thêm thực thi.

3. Nhấn vào Thêm công việc ở vùng công việc thực thi > Nhập Tên công việc thực thi.

4. Enter/Return hoặc nhấp chuột ra ngoài.

5. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Thêm danh sách kiểm tra ở mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc cần thêm kiểm tra.

3. Nhấn vào Thêm kiểm tra ở vùng danh sách kiểm tra > Nhập Tên kiểm tra.

4. Enter/Return hoặc nhấp chuột ra ngoài.

5. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Thêm hướng dẫn cho công việc thực thi và danh sách kiểm tra

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc.

3. Rê chuột đến Công việc thực thi và Danh sách kiểm tra > Thêm hướng dẫn > Chọn Trang Cleeksy Docs từ danh sách hiện ra.

4. Nhấn vào Xác nhận > Lưu để hoàn thành thao tác.

Bạn có thể thêm mới tài liệu, bằng cách nhấn vào Thêm tài liệu ở góc phải màn hình > Thực hiện các bước thêm mới Cleeksy Docs > Chọn Trang Cleeksy Docs.

Lưu ý:

Danh sách chỉ hiện ra các trang Cleeksy Docs mà bạn đã thêm ở mục Hướng dẫn.

Thêm biểu mẫu vào mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc cần thêm biểu mẫu.

3. Tại mục Biểu mẫu > Thêm biểu mẫu > Chọn Biểu mẫu từ danh sách hiện ra.

4. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

Bạn không thực hiện thao tác chỉnh sửa Biểu mẫu được thêm vào mẫu công việc.

Thêm tài liệu đính kèm vào mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Tại mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc cần thêm tài liệu đính kèm.

3. Nhấn vào Thêm tài liệu ở mục Tài liệu đính kèm.

Bạn có thể thêm các Tệp đính kèm từ máy tính và Cleeksy Docs từ các Kho tài liệu.

4. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Thêm công việc từ mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án để vào dự án bạn muốn thêm công việc.

2. Nhấp vào Thêm công việc ở cuối cột Giai đoạn hoặc nhấn vào biểu tượng thêm ở bên cạnh tên Giai đoạn.

3. Gõ / để tìm kiếm và chọn Mẫu công việc.

Lưu ý:

Mẫu công việc chỉ được áp dụng khi thêm mới công việc.

Xóa mẫu công việc

1. Nhấp vào biểu tượng dự án và chọn Dự án > Tùy chỉnh.

2. Ở mục Mẫu công việc > Chọn Mẫu công việc > Nhấn vào biểu tượng thao tác khác > Xóa mẫu công việc.

3. Chọn Xóa để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

Công việc được tạo từ mẫu công việc bị xóa sẽ không bị mất đi và được lưu lại tại dự án.

Ngừng kích hoạt mẫu công việc

1. Nhấn vào biểu tượng dự án > Chọn Dự án > Tùy chỉnh > Thiết lập chung.

2. Ở mục Mẫu công việc của Tính năng nâng cao, gạt nút sang trái để tắt tính năng này.

3. Chọn Lưu để hoàn thành thao tác.

Lưu ý:

Các mẫu công việc đã tạo sẽ không mất đi khi bạn Ngừng kích hoạt mẫu công việc.

Khắc phục vấn đề hay gặp phải

Không thể kích hoạt và ngừng kích hoạt mẫu công việc

• Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng mẫu công việc với gói Premium của giải pháp Không gian làm việc số.
• Thành viên có vai trò Quản trị viên mới có thể kích hoạt và ngừng kích hoạt tính năng mẫu công việc.

Không thể tạo, sửa, xoá mẫu công việc

• Đảm bảo rằng bạn là Quản trị viên để có thể tạo, sửa, xóa mẫu công việc.
• Kiểm tra xem tính năng Mẫu công việc có đang được kích hoạt.

Không thể sử dụng mẫu công việc

Nếu bạn không sử dụng được mẫu công việc, có thể bạn đang gặp phải một trong các tình huống sau:

• Vai trò bị giới hạn: Thành viên thuộc vai trò Người bình luận không thể sử dụng mẫu công việc.
• Mẫu công việc đã bị xóa: Hãy kiểm tra lại lịch sử hoạt động của dự án để nắm rõ thông tin.
• Ngừng kích hoạt mẫu công việc: Bạn không thể sử dụng mẫu công việc đã tạo khi tắt tính năng mẫu công việc.
• Gói dịch vụ đã bị thay đổi: Kiểm tra lại gói dịch vụ của giải pháp Không gian làm việc số, bạn chỉ được sử dụng mẫu công việc với gói Premium.

Không thể tạo Cleeksy Docs tại mẫu công việc

Bạn đã sử dụng hết số lượng Cleeksy Docs của gói giải pháp, mua thêm dung lượng để có thể tạo Cleeksy Docs mới.