Tình huống áp dụng

Loại công việc

Hệ thống Cleeksy cung cấp một số cách phân loại công việc từ đơn giản đến nâng cao như tên công việc, nhãn công việc, loại công việc. Trong đó, loại công việc là tính năng cho phép bạn phân loại công việc theo các thuộc tính đặc trưng của loại công việc đó. Nhờ vậy, các thành viên trong dự án dễ dàng nắm bắt mục đích của từng loại công việc và tổ chức, sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Ví dụ:

• Sự cố: Đại diện cho các công việc liên quan đến quản lý các sự cố phát sinh.
• Sự kiện: Đại diện cho các công việc tổ chức các sự kiện.
• Đơn hàng: Sử dụng để quản lý đơn hàng.
• Nhập hàng: Quản lý các công việc phát sinh đến việc nhập hàng hóa.
• Hợp đồng: Quản lý khi phát sinh công việc về lập và xử lý hợp đồng.

Với mỗi loại công việc, bạn có thể tạo các trường thông tin khác nhau để làm rõ bối cảnh chi tiết của công việc. Ví dụ, các loại thông tin đặc trưng của loại công việc Đơn hàng là:

• Tên khách hàng.
• Thông tin liên hệ.
• Giá trị đơn hàng.
• Sản phẩm.
• Trạng thái giao hàng.

Tại hệ thống Cleeksy, một số loại công việc mặc định và trường thông tin hệ thống bạn có thể sử dụng nhanh chóng mà không cần phải tạo mới gồm:

Đối với những loại công việc đặc thù của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể sử dụng tính năng Tạo loại công việc mới hoặc Thêm trường thông tin tùy chỉnh.

Tìm hiểu thêm cách tạo loại công việc tại Dự án và Ứng dụng tùy chỉnh ở đây.

Mẫu công việc

Để tiết kiệm thời gian cho các công việc thường xuyên lặp lại, Cleeksy cung cấp công cụ giúp bạn tạo sẵn các mẫu chuẩn. Nhờ đó bạn tiết kiệm được khoảng thời gian tạo, triển khai công việc, đảm bảo tính đồng nhất, chuẩn hóa công việc hằng ngày.

Một mẫu công việc gồm một số thành phần quan trọng như:

• Mô tả công việc: Mô tả yêu cầu, mục tiêu công việc, định nghĩa hoàn thành công việc và các thông tin cần lưu ý khác.
• Quy trình: Hướng dẫn thực hiện, biểu mẫu và các thông tin khác của quy trình công việc.
• Tài liệu hướng dẫn: Các tài liệu hướng dẫn cách thức thực hiện cho cách thức thực hiện phức tạp.
• Danh sách công việc thực thi: Liệt kê các việc cần làm để hoàn thành công việc.
• Danh sách các mục kiểm tra: Liệt kê các mục cần kiểm tra sau khi thực thi xong.
• Biểu mẫu: Chuẩn hóa hoạt động thu thập thông tin của công việc.
• Tài liệu đính kèm: Tài liệu hoặc hình ảnh để cung cấp thêm các thông khác cho công việc.

Sau khi tạo mẫu công việc tại mục Tùy chỉnh, bạn có thể áp dụng mẫu công việc một cách nhanh chóng khi tạo mới công việc bằng cách nhập /tên-mẫu-công-việc. Lúc này, toàn bộ thông tin được thiết lập ở mẫu công việc sẽ được áp dụng vào công việc vừa tạo.

Xem thêm cách tạo mẫu công việc tại đây.

Mẫu kiểm tra

Cleeksy cung cấp công cụ giúp bạn tạo sẵn các mẫu chuẩn cho danh sách kiểm tra. Qua đó, đồng bộ hoạt động đánh giá và quản lý chất lượng công việc trước khi hoàn thành, hạn chế tình trạng sót việc, tiết kiệm thời gian tạo ra những danh sách kiểm tra lặp lại và tăng tính chính xác trong quá trình thực hiện.

Hoạt động kiểm tra kết quả công việc khá phổ biến trong mọi ngành nghề. Chẳng hạn, đối với công ty nội thất, bạn có thể tạo một danh sách kiểm tra thi công hệ thống cửa để hỗ trợ chuyên viên nghiệm thu tại hiện trường như sau:

• Màu sắc.
• Kích thước.
• Loại cửa.
• Chất liệu.
• Độ chống thấm.
• Tính thẩm mỹ.

Mẫu kiểm tra gồm một số thành phần quan trọng như:

• Mô tả danh sách kiểm tra: Mô tả yêu cầu, mục tiêu kiểm tra, định nghĩa hoàn thành kiểm tra và các thông tin cần lưu ý khác.
• Biểu mẫu: Thu thập và chia sẻ kết quả kiểm tra giữa các thành viên trong dự án.
• Tài liệu hướng dẫn: Đính kèm các tài liệu hướng dẫn cách thức thực hiện cho các công việc kiểm tra phức tạp.
• Mục kiểm tra: Liệt kê các mục cần kiểm tra để quản lý chất lượng của công việc.

Xem thêm cách tạo và áp dụng mẫu kiểm tra tại đây.

Theo dõi thời gian

Biểu mẫu

Biểu mẫu là công cụ giúp đồng bộ hoạt động thu thập và chia sẻ dữ liệu, cung cấp thông tin cần thiết cho công việc. Bạn có thể linh động chia sẻ biểu mẫu trong nội bộ doanh nghiệp hoặc cho khách hàng và đối tác bên ngoài doanh nghiệp tùy theo mục đích.

Người dùng có thể sử dụng biểu mẫu để thực hiện thu thập dữ liệu cho bất kỳ phòng ban nào và tùy chỉnh theo nhu cầu. Một số tình huống bạn có thể sử dụng biểu mẫu thường thấy như:

• Thực hiện khảo sát: Khảo sát ý kiến khách hàng, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên trong doanh nghiệp, mẫu đánh giá chất lượng sản phẩm.
• Gửi đơn từ: Đơn xin nghỉ phép, đơn yêu cầu mua sắm thiết bị, đơn tạm ứng.
• Thu thập thông tin: Mẫu thông tin ứng viên, mẫu thông tin khách hàng.
• Đặt hàng/Đăng ký: Biểu mẫu đặt hàng, Biểu mẫu đăng ký khóa học.

Ngoài việc cho phép linh hoạt thiết lập các trường thông tin, các chế độ thu thập dữ liệu và sử dụng trường dữ liệu liên kết thu thập dữ liệu từ các dự án, ứng dụng khác, biểu mẫu tại Ứng dụng tuỳ chỉnh còn hỗ trợ các tính năng nâng cao như:

• Luồng phê duyệt cho biểu mẫu: Cho phép tạo và tùy chỉnh một quy trình phê duyệt bản ghi của biểu mẫu, có thể gồm nhiều bước, nhiều cấp độ phê duyệt.
• Hội thoại cho biểu mẫu: Cho phép người dùng thảo luận, trao đổi thông tin trên dữ liệu thu được từ biểu mẫu.
• Trạng thái bản ghi: Cho phép người dùng cập nhật trạng thái tiến độ của bản ghi.

Các biểu mẫu sau khi được tạo có thể sử dụng để đính kèm cùng với các đầu việc cần thu thập dữ liệu theo mẫu trong quá trình thực thi công việc.

Xem thêm cách thiết lập biểu mẫu ở Dự án và Ứng dụng tùy chỉnh tại đây.

Luồng công việc

Tại Cleeksy, luồng công việc được định nghĩa như đường đi của công việc trong dự án hoặc ứng dụng.

Tại Dự án, bạn được phép thiết lập 1 luồng công việc cho toàn dự án. Công việc di chuyển giữa các giai đoạn theo những đường liên kết đã được thiết lập trong luồng công việc, giúp đảm bảo tính nhất quán trong quá trình thực hiện. Ví dụ: Tại một dự án Tuyển dụng, luồng công việc được triển khai qua các giai đoạn sau: Sàng lọc CV – Kiểm tra đầu vào – Phỏng vấn – Mời tuyển dụng – Hợp đồng.

Tại Ứng dụng, bạn có thể thiết kế nhiều luồng công việc trong cùng 1 ứng dụng để giải quyết các loại công việc với quy trình và các bước thực hiện khác nhau. Ví dụ: Với ứng dụng Quản lý đơn hàng, bạn có thể thiết kế 2 luồng công việc: Đơn hàng sỉ, Đơn hàng lẻ. Bằng cách này, bạn có thể chuyên môn hóa hoạt động xử lý đơn hàng và hướng dẫn thực thi cho mọi thành viên trong phòng kinh doanh hiệu quả hơn.

Xem chi tiết về cách thiết lập luồng công việc tại Dự án và Ứng dụng tùy chỉnh tại đây.

Tự động hóa

Tính năng tự động hóa cho phép bạn tạo các quy tắc tự động thực hiện hành động nào đó khi các điều kiện thiết lập sẵn được thỏa mãn. Thiết lập tự động hóa cho quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian thực hiện các công việc thường xuyên lặp lại và cải thiện hiệu suất.

Một số tự động hóa đơn giản mà bạn có thể tạo với Cleeksy như:

• Tự động tạo công việc Tính lương cho nhân viên vào mỗi ngày 28 hằng tháng.
• Tự động gắn Mai Trần là người phụ trách khi phát sinh công việc Khảo sát ý kiến khách hàng.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập nhiều điều kiện và hành động trong một quy tắc tự động và kết hợp nó với luồng công việc, ví dụ:

• Khi công việc di chuyển đến giai đoạn Lập kế hoạch và mức độ ưu tiên Cao, giao phụ trách cho Huy Nguyễn và giao phê duyệt cho Hoàng Trần.
• Khi Đơn hàng được tạo mới, giá trị đơn hàng lớn hơn 50 triệu, phân bổ vào luồng công việc đơn hàng Sỉ và giao phụ trách cho Lê Nam.

Xem cách thêm tự động hóa cho Dự án và Ứng dụng tùy chỉnh tại đây.

Thêm dữ liệu và Gửi yêu cầu

Thêm dữ liệu là tính năng cho phép bạn nhập thông tin vào biểu mẫu đã được đính kèm trong công việc. Ví dụ, đối với công việc Phỏng vấn ứng viên, bạn có thể đính kèm biểu mẫu Kết quả phỏng vấn cho phép người phụ trách nhanh chóng nhập kết quả ngay tại công việc của mình.

Bên cạnh việc nhập liệu thủ công bằng cách Thêm dữ liệu, bạn có thể yêu cầu các đồng nghiệp, khách hàng, đối tác nhập liệu vào biểu mẫu bằng cách Gửi yêu cầu. Ví dụ: yêu cầu trưởng phòng kinh doanh phê duyệt chiết khấu đơn hàng, yêu cầu nhân viên nhập đơn tạm ứng công tác phí.

Xem thêm cách thêm dữ liệu và gửi yêu cầu tại đây.

Quản lý chu kỳ dự án

Trong lĩnh vực quản lý dự án, rất dễ bắt gặp các dự án phức tạp với khối lượng công việc lớn, thời gian triển khai kéo dài, thay đổi liên tục trong quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi sự linh động điều chỉnh, thích ứng từ người quản lý dự án và đội ngũ để đạt được mục tiêu. Quản lý dự án theo chu kỳ là một giải pháp hiệu quả để giải quyết những vấn đề phức tạp này. Được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghệ thông tin, sản xuất phần mềm với các tên gọi Agile, Scrum… quản lý dự án theo chu kỳ giờ đây đã trở nên phổ biến ở nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác như Marketing, Thiết kế sản phẩm, Đào tạo nhân sự…

Quản lý dự án theo chu kỳ cho phép người quản lý chia dự án thành các chu kỳ triển khai ngắn, kéo dài từ 1-4 tuần, với một khối lượng công việc nhất định được phân bổ vào chu kỳ. Điều này giúp cho người quản lý dự án lập kế hoạch thực tế hơn, đồng thời giúp các thành viên trong dự án tập trung cao hơn vào các mục tiêu cụ thể trong chu kỳ, tạo ra kết quả nhanh và thường xuyên hơn. Thời gian mỗi chu kỳ ngắn cũng giúp kịp thời phát hiện và xử lý vấn đề phát sinh, hạn chế rủi ro, tăng tính linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi.

Hệ thống Cleeksy cho phép kích hoạt quản lý dự án theo chu kỳ trong mục tùy chỉnh nâng cao của dự án. Khi đó, dự án có thêm mục Kế hoạch, xuất hiện bên cạnh mục Công việc, bao gồm danh sách tất cả công việc của dự án.

Bạn có thể liệt kê khối lượng công việc cần triển khai tại mục Kế hoạch và phân bổ, sắp xếp công việc vào các chu kỳ. Việc theo dõi, triển khai chi tiết công việc theo giai đoạn của từng chu kỳ được thực hiện tại mục Công việc. Mỗi chu kỳ chỉ bao gồm toàn bộ các công việc thuộc chu kỳ đó.

Xem thêm cách tạo, sửa, xóa chu kỳ tại đây.

Quản lý cột mốc dự án

Trong quản lý dự án, các cột mốc có thể là điểm bắt đầu hoặc kết thúc của dự án hoặc các sự kiện quan trọng cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra. Sử dụng cột mốc giúp đo lường tiến độ của dự án, kịp thời phát hiện điểm tắc nghẽn trong quá trình triển khai dự án, đồng thời tránh bỏ sót các mục tiêu quan trọng.

Trong hệ thống Cleeksy, cột mốc được xem như một công việc và bao gồm các công việc đóng góp vào công việc cột mốc đó. Mỗi cột mốc thường được đặt tên và đánh dấu thời gian hoàn thành dự kiến và được hiển thị trực quan trên Chế độ hiển thị lịch trình.

Để quản lý dự án theo cột mốc, người quản lý thực hiện kích hoạt tính năng này trong mục tùy chỉnh nâng cao dự án. Sau đó, người quản lý có thể lần lượt thực hiện việc xác định các cột mốc quan trọng và tạo mới cột mốc, thêm công việc liên quan vào cột mốc và thiết lập liên hệ phụ thuộc giữa các công việc bằng cách kéo thả.

Ngoài ra, Cleeksy cung cấp tính năng giúp chuyển công việc thành cột mốc nhanh chóng, giúp lập kế hoạch dự án thuận tiện, tiết kiệm thời gian tạo công việc mới.

Tìm hiểu thêm cách tạo và chỉnh sửa cột mốc tại đây.

Quy trình

Quy trình là tập hợp các bước cần thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Vận hành theo quy trình giúp thực hiện công việc liên phòng ban dễ dàng, triển khai công việc đặc thù nhất quán và đúng tiêu chuẩn.

Tại Cleeksy, quy trình được trực quan hóa dưới dạng sơ đồ phân làn (swimlane diagram), với các làn quy trình đại diện cho các phòng ban, đội nhóm và các bước hoạt động được sắp xếp theo thứ tự từ điểm Bắt đầu đến điểm Kết thúc.

Tại mỗi bước trong quy trình ở Cleeksy, người quản lý có nhiều lựa chọn thiết lập với các loại như: Bước công việc, Bước quy trình con, Bước quy trình liên kết, Điểm quyết định rẽ nhánh và Điểm quyết định song song. Màn hình thiết lập chi tiết từng bước bao gồm các thành phần chính như:

• Tài liệu hướng dẫn: đính kèm hướng dẫn thực thi chi tiết của bước.
• Công việc thực thi và danh sách kiểm tra: các đầu việc cần thực hiện và danh sách các đầu mục cần kiểm tra để hoàn thành công việc tại bước.
• Biểu mẫu: chuẩn hóa hoạt động thu thập thông tin giữa các bước.
• Thông tin tiếp nhận, thông tin đầu ra: thiết lập thông tin chia sẻ giữa các bước đảm bảo tính bảo mật.

Khi công việc được áp dụng theo quy trình, các hướng dẫn thực hiện, biểu mẫu và thông tin khác của quy trình sẽ được tự động áp dụng vào công việc. Nhờ đó, thành viên trong dự án không cần phải ghi nhớ mà vẫn thực hiện công việc đúng tiêu chuẩn nhờ hướng dẫn.

Làn quy trình

Có nhiều cách để mô hình hóa quy trình, trong đó sử dụng sơ đồ phân làn (swimlane diagram) là một cách phổ biến. Mỗi làn quy trình trong sơ đồ đại diện cho các bên tham gia vào quy trình, giúp trực quan hóa nhiệm vụ và hoạt động của từng phòng ban, bộ phận, nhóm phụ trách hoặc các nhân trên sơ đồ quy trình.

Khi hoàn thành quy trình dưới dạng sơ đồ được chia theo các làn quy trình, người quản lý có cái nhìn trực quan và toàn diện về quy trình, hỗ trợ phát hiện vấn đề phát sinh và rủi ro gây ra thiếu hiệu quả, từ đó tiếp tục cải thiện quy trình.

Làn quy trình là tiền đề để kết nối công việc và luồng công việc xuyên phòng ban, phục vụ việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung của công ty, tổ chức.

Với các quy trình phức tạp và kết nối nhiều phòng ban, người quản lý phân thêm làn nhanh chóng và dễ dàng di chuyển vị trí các làn bằng cách kéo thả. Kế tiếp, tại mỗi làn quy trình, người quản lý tiếp tục phân bổ thành các hoạt động, công việc của quy trình thành các bước trong quy trình.

Chế độ bảo mật của dự án

Chế độ bảo mật của dự án cho phép bạn quản lý quyền truy cập và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong dự án. Việc cài đặt chế độ bảo mật của dự án giúp người dùng bảo vệ những thông tin quan trọng, đảm bảo tính riêng tư, giảm thiểu và kiểm soát rủi ro trong quá trình triển khai các dự án.

Cleeksy cho phép người tạo dự án thiết lập hai loại dự án trong hệ thống, là Công khai và Riêng tư, đồng thời phân quyền cho các vai trò trong hệ thống truy cập vào các loại dự án trên. Chỉ khi là Chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc là người dùng được phân quyền Truy cập dự án riêng tư ở mục Người dùng & Vai trò thì người dùng mới được nhìn thấy các dự án riêng tư.
Xem thêm về thiết lập các vai trò trong hệ thống tại đây.

Ứng dụng tùy chỉnh

Hệ thống Cleeksy cho phép bạn thiết lập các Ứng dụng tùy chỉnh ngoài các ứng dụng có sẵn trong hệ thống, để thu thập và phân luồng cho các dữ liệu thu thập được, giúp dễ dàng xử lý những nghiệp vụ chuyên môn.

Một số ví dụ về Ứng dụng tùy chỉnh như sau:

• Xây dựng ứng dụng tùy chỉnh Đặt hàng
  • Biểu mẫu thu thập dữ liệu là Đơn đặt hàng.
  • Nếu đơn hàng có giá trị bé hơn 20 triệu, dữ liệu sẽ được xử lý theo luồng đơn hàng tiêu chuẩn.
  • Nếu đơn hàng có giá trị từ 20 triệu trở lên, dữ liệu sẽ được xử lý theo luồng đơn hàng VIP.
• Xây dựng ứng dụng tùy chỉnh Đơn từ
  • Biểu mẫu đầu vào là Đơn xin nghỉ phép
  • Chia sẻ cho toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp sử dụng khi có nhu cầu.

Để tạo 1 ứng dụng tùy chỉnh, người dùng cần thiết lập một biểu mẫu để thu thập dữ liệu cho nghiệp vụ. Sau đó, tổ chức các luồng công việc để dữ liệu được phân luồng, tạo các công việc xử lý nghiệp vụ. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh các tính năng nâng cao cho ứng dụng như: Tự động hóa, Mẫu công việc, Mẫu kiểm tra và thiết lập các nghiệp vụ nâng cao hoặc thêm luồng phê duyệt và hội thoại trên bản ghi.

Ngoài ra, thay vì nhập liệu một cách thủ công, bạn cũng có thể thiết lập các Nguồn dữ liệu đầu vào và chia sẻ cho các thành viên khác để thu thập dữ liệu cần thiết, hoặc liên kết với nguồn dữ liệu có sẵn từ một dự án và ứng dụng khác trên hệ thống Cleeksy.

Xem thêm về thiết lập ứng dụng tùy chỉnh tại đây.

Nguồn dữ liệu đầu vào

Nguồn dữ liệu đầu vào là công cụ giúp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn từ trong và ngoài doanh nghiệp giúp hạn chế việc nhập liệu thủ công, cải thiện độ chính xác, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian.

Hệ thống Cleeksy cung cấp cho bạn 2 cách thức thiết lập nguồn dữ liệu đầu vào là Cổng yêu cầu và Dự án hoặc ứng dụng liên kết.

Với Cổng yêu cầu, bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập cho biểu mẫu để kiểm soát quyền truy cập và số lượng thành viên thao tác với dữ liệu. Ngoài ra, việc thiết lập thời gian thu thập dữ liệu sẽ giúp bạn thu thập dữ liệu trong khoảng thời gian cụ thể và kiểm soát được quá trình thu thập dữ liệu. Phương thức này thường được sử dụng với những tình huống như:

• Thu thập khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng.
• Yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin về việc đăng ký teambuilding trong vòng 5 ngày.
• Thiết lập yêu cầu nghỉ phép của doanh nghiệp.

Phương thức Dự án hoặc ứng dụng liên kết giúp liên kết biểu mẫu với dữ liệu của dự án hoặc ứng dụng liên kết, giải quyết vấn đề nhập liệu thủ công, hạn chế việc dữ liệu bị phân tán. Tại Biểu mẫu nhận dữ liệu, bạn có thể lựa chọn những trường dữ liệu bạn muốn nhận từ Biểu mẫu nguồn ở dự án hoặc ứng dụng liên kết.

Ví dụ, trong trường hợp bạn cần nhập dữ liệu cho ứng dụng Thu thập thông tin khách hàng, bạn có thể liên kết với biểu mẫu Phiếu đăng ký tại Dự án bất động sản A để dữ liệu được tự động đổ về với những trường dữ liệu như:

• Tên khách hàng.
• Số điện thoại.
• Email.
• Địa chỉ.
• Tình trạng.

Xem thêm về thiết lập nguồn dữ liệu đầu vào tại đây.

Nguồn dữ liệu liên kết

Thu thập dữ liệu từ Dự án hoặc ứng dụng liên kết tại Nguồn dữ liệu đầu vào giúp bạn đồng bộ dữ liệu trên toàn doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa việc nhập liệu thủ công.

Sử dụng nguồn dữ liệu liên kết cho phép bạn tùy chọn các trường dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu từ các dự án hoặc ứng dụng trong hệ thống.

Một ví dụ cụ thể như sau, để nhập thông tin vào ứng dụng quản lý Đơn hàng, bạn có thể liên kết nguồn dữ liệu từ ứng dụng Danh sách sản phẩm với các trường thông tin như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá tiền một cách nhanh chóng, mà không cần phải nhập liệu thủ công.

Để thiết lập nguồn dữ liệu liên kết xem thêm tại đây.

Luồng nghiệp vụ

Đơn vị kinh doanh

Đơn vị kinh doanh trong hệ thống Cleeksy được hiểu như là một công ty con, một chi nhánh hay một cơ sở thuộc doanh nghiệp, hoạt động độc lập với doanh nghiệp, được tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Một doanh nghiệp tại hệ thống Cleeksy sẽ bao gồm nhiều đơn vị kinh doanh, mỗi đơn vị kinh doanh đều sẽ có cấu trúc và quy trình hoạt động độc lập với nhau. Một tài khoản người dùng có thể thuộc nhiều doanh nghiệp trong hệ thống Cleeksy, nhiều đơn vị kinh doanh trong doanh nghiệp đó.

Bạn có thể hiểu rõ hơn về đơn vị kinh doanh trong hệ thống thông qua sơ đồ sau, với hai công ty ở TP. Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh chính là hai đơn vị kinh doanh trong doanh nghiệp ABC:

Xem thêm về cách tạo cấu trúc doanh nghiệp tại đây.

Quản lý dung lượng

Dung lượng của người dùng là mức tài nguyên tối đa mà người dùng có thể sử dụng hoặc lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị của họ khi sử dụng hệ thống.

Với mỗi giải pháp và gói dịch vụ tại Cleeksy, người dùng sẽ được cung cấp các hạn mức dung lượng khác nhau để sử dụng, bao gồm:

• Dung lượng tài liệu được lưu trữ: Nơi chứa các tệp tài liệu đính kèm được tải từ thiết bị của người dùng lên trên hệ thống Cleeksy. Với mỗi gói dịch vụ, Cleeksy cung cấp các dung lượng khác nhau như 2 GB, 100 GB, 500 GB và 1 TB.
• Số lượng Cleeksy Docs: Là số lượng tệp văn bản được tạo ra thông qua trình nhập liệu và xử lý văn bản trực tuyến thuộc hệ thống Cleeksy. Số lượng tệp Cleeksy Docs có thể là 10, 50, 100, 1000 ở từng gói dịch vụ.
• Số lượt chạy tự động: Là số lần kích hoạt thành công một hành động hoặc nhóm hành động được thiết lập trong bộ quy tắc tự động. Người dùng có thể lựa chọn số lượt chạy tự động theo từng gói dịch vụ, như 50 lượt, 500 lượt, 5000 lượt, 10000 lượt.
• Số lượng bản ghi dữ liệu: Số lượng dữ liệu thu thập được sau khi biểu mẫu được hoàn thành. Một bản ghi được tính khi được biểu mẫu hoàn thành bởi một người dùng, sau một lần gửi đi. Ở mỗi gói dịch vụ, Cleeksy cung cấp các dung lượng bản ghi khác nhau như 1000, 5000 và 10,000.
• Lịch sử hoạt động ở dự án và công việc: Nơi lưu trữ các thay đổi, hoạt động liên quan đến dự án hoặc các công việc trong dự án, cho phép người dùng xem lại lịch sử của các hành động và thay đổi đã diễn ra trong vòng 7 ngày, 30 ngày, 6 tháng, 12 tháng, tuỳ theo gói dịch vụ.

Khi dung lượng của mỗi doanh nghiệp đạt mức tối đa ở từng gói dịch vụ, người dùng cần tiến hành dọn dẹp dữ liệu để giải phóng dung lượng. Hoặc tuỳ từng quy mô doanh nghiệp, người dùng có thể thực hiện mua thêm dung lượng mở rộng ở hạng mục mà mình có nhu cầu, mà không cần phải nâng cấp lên gói dịch vụ cao hơn.

Xem thêm cách mua gói dịch vụ và mua thêm dung lượng tại đây.

Vai trò người dùng

Để có thể kiểm soát được thông tin và tăng tính bảo mật dữ liệu khi mời người dùng mới vào doanh nghiệp, Cleeksy giúp bạn quản lý người dùng bằng những vai trò được phân quyền cụ thể với từng phân hệ trong hệ thống như: Dự án, Quy trình, Ứng dụng tùy chỉnh.

Hệ thống cung cấp cho bạn 4 vai trò mặc định, tùy vào tình hình thực tế mà bạn có thể tạo ra những vai trò khác nhau phù hợp với doanh nghiệp của mình. Để hình dung rõ hơn, hãy tham khảo 1 ví dụ như sau:

Bằng cách phối hợp các vai trò hệ thống, doanh nghiệp tạo ra 3 vai trò:

Mỗi người dùng cần thuộc ít nhất 1 vai trò, vì vậy khi xóa 1 vai trò trong hệ thống, bạn cần chọn vai trò mới cho người dùng, nếu người dùng chỉ thuộc duy nhất vai trò bị xóa đó.

Để hiểu rõ hơn về cách tạo, sửa, xóa vai trò của hệ thống tại đây.

Cài đặt thông báo

Cài đặt thông báo là cách bạn có thể nhận được những cập nhật mới nhất liên quan đến công việc bạn đang phụ trách hoặc cộng tác 1 cách tự động và nhanh chóng, hạn chế tình trạng bỏ lỡ công việc. Với Cleeksy bạn có thể cài đặt và tùy chỉnh các kênh nhận thông báo tùy vào nhu cầu sử dụng, bao gồm:

Tuy vậy, để quản lý thông báo nhận được 1 cách hợp lý và tránh làm mất tập trung, bạn nên bật thông báo với những nội dung cần thiết.

Chẳng hạn, với kênh Email bạn chỉ cần chọn mục Được giao việc để nhận được thông báo khi bạn được giao việc mới, yêu cầu hoặc chuyển tiếp yêu cầu phê duyệt công việc, thông báo khi được nhắc đến chỉ cần hiển thị trên ứng dụng, trình duyệt máy tính và thiết bị di động.

Xem thêm về cách cài đặt thông báo tại đây.

Liên kết nguồn dữ liệu